Polityka Prywatności Krajowe Centrum Magazynowania Energii

1. Postanowienia ogólne Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Krajowe Centrum Magazynowania Energii z siedzibą w Polsce (dalej: „Spółka”, „my”), działającą w sektorze energetycznym. Dokument został przygotowany zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz właściwymi przepisami prawa polskiego.

2. Administrator danych Administratorem danych osobowych jest Krajowe Centrum Magazynowania Energii z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Dane kontaktowe administratora (adres korespondencyjny, adres e‑mail, numer telefonu) są publikowane na oficjalnej stronie internetowej Spółki lub w innej stosownej dokumentacji przekazywanej osobom, których dane dotyczą.

3. Zakres przetwarzanych danych osobowych W zależności od charakteru relacji z nami (np. klient, kontrahent, dostawca, kandydat do pracy, użytkownik strony internetowej), możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:

   • dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, stanowisko,
   • dane kontaktowe: adres e‑mail, numer telefonu, adres korespondencyjny lub siedziby,
   • dane związane z realizacją umów: dane dotyczące zawartych kontraktów, zamówień, płatności,
   • dane wymagane przepisami prawa energetycznego i podatkowego,
   • dane rekrutacyjne: informacje zawarte w CV i liście motywacyjnym,
   • dane dotyczące aktywności w serwisach internetowych: adres IP, pliki cookies, dane o urządzeniu i przeglądarce, dane dotyczące logowania i korzystania z serwisu.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych Dane osobowe są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów, na podstawie odpowiedniej podstawy prawnej: 1) Zawarcie i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

   • obsługa klientów, kontrahentów i dostawców,
   • przygotowanie ofert, realizacja zamówień, rozliczenia, obsługa reklamacji. 2) Wypełnienie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)
   • obowiązki wynikające z przepisów prawa energetycznego, podatkowego, rachunkowego,
   • przechowywanie dokumentacji dla celów archiwalnych zgodnie z wymogami prawa. 3) Uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
   • dochodzenie lub obrona przed roszczeniami,
   • zapewnienie bezpieczeństwa systemów informatycznych i infrastruktury energetycznej,
   • prowadzenie analiz biznesowych i statystycznych,
   • komunikacja biznesowa, utrzymanie relacji z klientami i partnerami. 4) Zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)
   • działania marketingowe (np. newsletter, informacje o usługach i projektach), jeśli wymagana jest zgoda,
   • udział w rekrutacjach dobrowolnych, jeżeli dane wykraczają poza zakres wymagany przepisami prawa pracy.

5. Źródła pozyskiwania danych Dane osobowe pozyskujemy przede wszystkim:

   • bezpośrednio od osób, których dane dotyczą (np. poprzez formularze kontaktowe, korespondencję e‑mail, umowy, spotkania),
   • od podmiotów trzecich, z którymi współpracujemy, jeśli przekazanie danych jest zgodne z prawem (np. rekomendacje biznesowe, dane dostarczane przez kontrahentów),
   • z publicznie dostępnych rejestrów i źródeł (np. KRS, CEIDG), w zakresie dozwolonym przepisami prawa,
   • automatycznie, w związku z korzystaniem z naszej strony internetowej i systemów teleinformatycznych (np. dane logowania, cookies).

6. Odbiorcy danych osobowych Dane osobowe mogą być ujawniane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów opisanych w niniejszej Polityce:

   • podmioty świadczące na naszą rzecz usługi doradcze, prawne, audytowe, księgowe i podatkowe,
   • dostawcy usług informatycznych i telekomunikacyjnych, w tym operatorzy systemów, hostingu i serwerów,
   • podmioty współpracujące w ramach realizacji projektów energetycznych i inwestycyjnych,
   • firmy kurierskie i pocztowe,
   • banki i instytucje finansowe, operatorzy płatności,
   • organy administracji publicznej, sądy i organy ścigania – wyłącznie, gdy jest to wymagane przepisami prawa. Administrator zawiera z podmiotami przetwarzającymi dane w jego imieniu odpowiednie umowy powierzenia przetwarzania danych, zobowiązujące do zachowania poufności i zapewnienia odpowiednich środków bezpieczeństwa.

7. Przekazywanie danych do państw trzecich Co do zasady dane osobowe są przetwarzane na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jeżeli w wyjątkowych sytuacjach doszłoby do przekazania danych do państw trzecich (poza EOG), odbędzie się to wyłącznie w oparciu o odpowiednie mechanizmy prawne, w szczególności:

   • decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony wydaną przez Komisję Europejską, lub
   • standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską, lub
   • inne właściwe zabezpieczenia przewidziane w RODO. Osoba, której dane dotyczą, może uzyskać kopię zastosowanych zabezpieczeń związanych z przekazaniem danych, kontaktując się z administratorem.

8. Okres przechowywania danych Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów. W szczególności:

   • dane związane z zawartą umową – przez czas trwania umowy, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń,
   • dane księgowe i podatkowe – przez okres wynikający z przepisów prawa podatkowego i rachunkowego,
   • dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu wycofania zgody lub osiągnięcia celu, dla którego zgoda została wyrażona,
   • dane rekrutacyjne – przez czas trwania rekrutacji, a w przypadku wyrażenia zgody na przyszłe rekrutacje – przez okres wskazany w informacji rekrutacyjnej lub do wycofania zgody. Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane, anonimizowane lub archiwizowane zgodnie z wymogami prawa.

9. Prawa osób, których dane dotyczą Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa wynikające z RODO, realizowane w zakresie i na zasadach określonych przepisami:

   • prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy przetwarzamy dane oraz wglądu w ich treść,
   • prawo sprostowania (poprawiania) danych – gdy są nieprawidłowe lub niekompletne,
   • prawo usunięcia danych (tzw. „prawo do bycia zapomnianym”) – jeśli zachodzą przesłanki określone w art. 17 RODO,
   • prawo ograniczenia przetwarzania – w przypadkach określonych w art. 18 RODO,
   • prawo przenoszenia danych – do otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie oraz przekazania ich innemu administratorowi, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy,
   • prawo sprzeciwu – wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie administratora, w tym wobec profilowania, oraz wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego,
   • prawo cofnięcia zgody – w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem,
   • prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Polsce, jeśli osoba uzna, że przetwarzanie narusza przepisy RODO.

10. Przetwarzanie danych w celach marketingowych W zakresie, w jakim prowadzimy działania marketingowe dotyczące usług, rozwiązań i projektów w sektorze energetycznym, dane osobowe mogą być wykorzystywane do:

    • wysyłki newsletterów i informacji handlowych drogą elektroniczną,
    • kontaktów telefonicznych dotyczących oferty,
    • organizacji wydarzeń branżowych, konferencji, szkoleń i webinariów. Takie działania są podejmowane na podstawie zgody lub w oparciu o uzasadniony interes administratora, zgodnie z przepisami o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz Prawem telekomunikacyjnym. Zgody marketingowe mogą być w każdej chwili wycofane.

11. Pliki cookies i podobne technologie Nasze serwisy internetowe mogą wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celu:

    • zapewnienia prawidłowego działania strony (cookies niezbędne),
    • zapamiętania wybranych ustawień użytkownika (cookies funkcjonalne),
    • prowadzenia anonimowych statystyk odwiedzin i analizy ruchu (cookies analityczne),
    • ewentualnych działań marketingowych, jeżeli zostaną wdrożone (cookies marketingowe). Użytkownik może zarządzać ustawieniami cookies poprzez ustawienia swojej przeglądarki lub narzędzia udostępnione na stronie (jeśli są dostępne). Ograniczenie stosowania cookies może wpłynąć na niektóre funkcje serwisu.

12. Zabezpieczenia danych W celu ochrony danych osobowych stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, które mają zapobiegać ich przypadkowemu lub niezgodnemu z prawem zniszczeniu, utracie, modyfikacji, nieuprawnionemu ujawnieniu lub dostępowi. W szczególności:

    • ograniczamy dostęp do danych wyłącznie do osób upoważnionych,
    • stosujemy środki bezpieczeństwa systemów informatycznych (m.in. hasła, szyfrowanie, zapory sieciowe),
    • prowadzimy działania podnoszące świadomość i szkolenia personelu w zakresie ochrony danych,
    • regularnie weryfikujemy stosowane środki bezpieczeństwa pod kątem ich skuteczności.

13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie Co do zasady nie stosujemy wobec osób, których dane dotyczą, zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływającego, w tym profilowania, bez wyraźnego poinformowania o tym i zapewnienia podstaw prawnych oraz odpowiednich zabezpieczeń. Jeżeli w przyszłości wprowadzimy takie rozwiązania, przekażemy osobom, których dane dotyczą, odrębną, szczegółową informację.

14. Zmiany Polityki Prywatności Niniejsza Polityka Prywatności może być aktualizowana w szczególności w razie:

    • zmian przepisów prawa,
    • zmian w zakresie świadczonych usług lub stosowanych technologii,
    • zmian w strukturze organizacyjnej Krajowego Centrum Magazynowania Energii. Aktualna wersja Polityki jest zawsze udostępniana na stronie internetowej Spółki lub w inny uzgodniony sposób.

15. Kontakt w sprawach ochrony danych W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją przysługujących praw można skontaktować się z nami, korzystając z danych kontaktowych wskazanych na naszej oficjalnej stronie internetowej. W przypadku wyznaczenia inspektora ochrony danych, jego dane kontaktowe zostaną tam również podane.